Ngoài yêu cầu về kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm cũng là yêu cầu cần thiết mà bạn nên chuẩn bị khi đi làm. Và một trong những kỹ năng đó chính là kỹ năng làm việc nhóm. Mặc dù các bạn trẻ hiện nay đều tự tin rằng mình có khả năng làm việc nhóm tốt. Thế nhưng, có bao nhiêu phần trăm số đó thực sự nắm được bản chất làm việc nhóm là gì? Hay chỉ hùa theo số đông và làm hài lòng nhà tuyển dụng? Bài viết này hy vọng sẽ giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản đó.

Làm việc nhóm là gì?

Chắc hẳn nhiều bạn khi được hỏi câu này đều sẽ trả lời rằng: Làm việc nhóm chính là một nhóm người ngồi lại với nhau và làm việc. Chính vì quan niệm như thế cho nên, giới trẻ Việt Nam có khả năng làm việc nhóm cực kỳ thấp. Bởi vì ngay từ bản chất ban đầu, bạn đã không nắm vững thì làm sao có thể nâng cao kỹ năng này.

Làm việc nhóm là quá trình làm việc của một nhóm người nhằm thực hiện một mục tiêu chung phía trước. Họ làm việc dựa trên sự phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên. Trong suốt quá trình làm việc, họ sẽ tương tác, trao đổi với nhau nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc tương đồng. Họ phải tuân thủ theo một quy tắc được đề ra ngay từ ban đầu nhằm duy trì hoạt động tốt nhất của nhóm.

Khi một nhóm làm việc được xem là đang làm việc nhóm chính là sự tương tác, qua lại lẫn nhau nhưng vẫn đảm bảo mỗi thành viên có một nhiệm vụ riêng cần được hoàn thành. Khi còn là sinh viên, quá trình làm việc nhóm của bạn chỉ dừng lại ở việc một bạn thực hiện còn các thành viên khác chỉ đóng góp ý kiến. Đấy không thể xem là đang làm việc nhóm mà các bạn chỉ đang làm việc cùng nhau.

Hiểu được khái niệm này sẽ giúp bạn xác định được nhiệm vụ mà mình cần thực hiện, qua đó cố gắng làm tốt nhiệm vụ được giao cũng như giúp nhóm làm việc được hiệu quả.

Đặc điểm của làm việc nhóm

Khi một nhóm cùng làm việc và có những đặc điểm sau mới xác định nhóm đó đang thực sự làm việc nhóm, cụ thể:

– Mục tiêu: Nhóm hoạt động phải có một mục tiêu nhất định và cụ thể. Việc tất cả các thành viên đều cố gắng hoàn thành vì mục tiêu đó mới giúp họ có được sự gắn kết mạnh mẽ.

– Thời gian hoàn thành công việc: Nếu một người có một mục tiêu quá lớn, không thể hoàn thành trong một thời gian quy định. Việc tập hợp mọi người có cùng mục tiêu lại với nhau sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn.

– Có nhiều hơn một loại năng lực: Thông thường, để hoàn thành một mục tiêu nào đó cần nhiều hơn là một loại năng lực. Và tất nhiên, đa số một người không thể đáp ứng được điều đó. Làm việc nhóm chính là tổng hợp mọi người với nhiều năng lực khác nhau nhằm đạt được mục tiêu nào đó.

Làm thế nào để duy trì làm việc nhóm luôn hiệu quả?

Để duy trì làm việc nhóm luôn hiệu quả cần thỏa mãn rất nhiều các yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về việc giúp duy trì kết quả và hiệu suất luôn tốt:

– Phải có người lãnh đạo. Bất kỳ một nhóm nào hoạt động cũng cần có người lãnh đạo. Họ sẽ giúp đưa ra chiến lược hoạt động, có sự phân công công việc phù hợp năng lực từng người cũng như kiểm soát quá trình hoạt động của nhóm.

– Nhóm phải có quy tắc hoạt động chung. Việc đưa ra những quy tắc này sẽ giúp các thành viên có một cơ sở nhất định để thực hiện. Nếu không, bạn sẽ không có cơ sở để đánh giá cũng như kỷ luật khi cần thiết. Và làm việc nhóm lúc này cũng không đạt được hiệu quả như mong muốn.

– Vai trò trách nhiệm rõ ràng. Để nhóm hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra, mỗi thành viên cần được phân công công việc rõ ràng, cụ thể. Khi đó, họ sẽ ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình và cố gắng hoàn thành nó. Nếu không, sẽ xuất hiện sự chồng lấn công việc, tị nạnh, đố kỵ từ đó dẫn đến chậm tiến độ công việc.

– Trao đổi, giúp đỡ lẫn nhau. Một nhóm không thể hoạt động, làm việc hiệu quả nếu các thành viên không có sự trao đổi, tương tác lẫn nhau. Ngoài ra, khi một thành viên gặp khó khăn cũng cần sự giúp đỡ của các thành viên còn lại nhằm hoàn thành đúng thời hạn. Việc này sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, làm việc nhóm cũng hiệu quả hơn.

Cùng với việc tìm hiểu làm việc nhóm là gì và đặc điểm của nó, bạn sẽ có được những thông tin cơ bản từ đó cố gắng rèn luyện nâng cao kỹ năng này cho bản thân. Đồng thời hy vọng có thể giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả hơn phục vụ cho quá trình học và làm việc.

Kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng đối với tất cả mọi người. Cho dù bạn là người đã đi làm hay vẫn còn đang đi học. Khi có được kỹ năng này, bạn sẽ phát huy tốt khả năng của mình trong một tập thể cũng như đưa tập thể của mình hoàn thành tốt mục tiêu đề ra.

Thế nhưng, đây là kỹ năng không phải có sẵn mà cần trải qua những rèn luyện thực tế để trau dồi và nâng cao. Hiện nay, kỹ năng làm việc nhóm của giới trẻ Việt Nam vẫn đang còn khá yếu so với các nước phương Tây. Vậy phải làm thế nào để nâng cao kỹ năng này. Cùng tham khảo bài viết chia sẻ dưới đây nhé và áp dụng những cách được đưa ra nhé.

1. Hãy luôn đúng giờ

Đúng giờ là một tác phong cần thiết, việc các thành viên trong nhóm phải chờ đợi bạn hay phải giải thích những điều đã thảo luận trước đó sẽ tốn thời gian của rất nhiều người. Cho nên, để giúp nhóm làm việc hiệu quả, bạn hãy luôn tuân thủ đúng thời gian mà nhóm đã đưa ra.

• Có sự phân công rõ ràng, làm việc đúng chuyên môn

Nếu nhóm có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng người sẽ khiến mọi người tập trung làm những công việc cụ thể mà không lan man hay có sự trùng lặp công việc. Từ đó sẽ giúp nhóm làm việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Việc phân công này phụ thuộc phần lớn vào nhóm trưởng, quản lý phải phù hợp với năng lực của từng thành viên trong nhóm. Ngoài ra, nếu bạn được làm đúng chuyên môn của mình sẽ mang đến kết quả tốt hơn. Cho nên, nếu công việc được giao trái với chuyên môn, bạn có thể trao đổi lại với nhóm trưởng để có sự sắp xếp hợp lý.

• Lắng nghe ý kiến người khác

Làm việc nhóm là sự kết hợp làm việc của nhiều người. Cho nên, bạn không thể chỉ mãi nói mà không chú ý lắng nghe ý kiến của người khác. Hãy lắng nghe ý kiến từ mọi người, bạn sẽ học hỏi được thêm nhiều kiến thức hay ho mà có thể bản thân không biết. Hoặc lắng nghe và trao đổi cùng nhau để có được kết quả tốt nhất. Việc lắng nghe cũng giúp mọi người hiểu về nhau hơn cũng như tôn trọng nhau hơn.

• Có trách nhiệm với mục tiêu chung của nhóm

Nhóm không thể hoạt động tốt nếu mỗi thành viên không có trách nhiệm với mục tiêu chung của nhóm. Trách nhiệm đó được thể hiện bởi sự tự ý thức thực hiện, hoàn thành công việc được phân công cũng như của cả nhóm. Sự tự ý thức thực hiện của từng thành viên sẽ giúp nhóm đi đúng tiến độ, hoàn thành mục tiêu đề ra với hiệu quả cao.

• Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau

Để có thể làm việc hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần phải tôn trọng cũng như giúp đỡ nhau mỗi khi làm việc. Khi nhận thấy sự khó khăn từ một thành viên nào đó, bạn nên hỏi han, giúp đỡ nếu có thể. Việc này sẽ giúp công việc được hành thành đúng tiến độ và yêu cầu về chất lượng. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ có lúc những ý kiến được đưa ra không giống nhau, bạn nên chấp nhận ý kiến của đồng nghiệp và cùng nhau thảo luận, tìm ra tiếng nói chung.

• Hãy luôn khen tặng

Dành tặng cho nhau những lời khen, lời động viên sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc của mọi người. Và bạn cũng sẽ nhận được động lực từ người khác để cố gắng hơn nữa. Cho nên, đừng ngại ngần dành lời khen cho đồng nghiệp khi mọi người đều cố gắng vì mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu đối với ứng viên của mình. Nếu bạn biết cách rèn luyện ngay từ khi còn trên ghế nhà trường bằng những bài tập làm nhóm, bạn sẽ có cơ hội trau dồi, nâng cao để đáp ứng được yêu cầu đó.

Sẽ không khó nếu bạn nắm vững những kỹ năng và vận dụng một cách phù hợp. Với những chia sẻ trên đây hy vọng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả mỗi khi làm việc nhóm. Từ đó đáp ứng được những yêu cầu đề ra của công việc và có sự phát triển trong tương lai.